Комплект антикризисных отчетов: картина "оборотки"
Фирма "1С" подготовила комплект специальных отчетов, помогающих управляющим и руководителям компаний проводить экспресс-анализ финансового состояния предприятий в условиях экономического кризиса*. Предлагаемая статья В.Н. Хомичевской, независимого консультанта, продолжает цикл статей "антикризисной" тематики и посвящена оперативному контролю и анализу структуры оборотных средств с использованием штатных средств "1С:Бухгалтерии 8" (начиная с версии 1.6.11).
Содержание статьи:
- Активы, формирующие оборотные средства
- В быстроменяющейся обстановке требуется оперативно отслеживать структуру оборотных средств
- Оценить изменения по сравнению со спокойными временами, чтобы принять решения
- Инструменты для детального расследования ситуации
Активы, формирующие оборотные средства
Примечание:
* С другими материалами антикризисной тематики можно ознакомиться здесь.
В комплекте антикризисных отчетов после отчета о движении денежных средств второе по значимости место занимает отчет об оборотных средствах, показывающий руководителю "картину оборотки". Оно и понятно - не деньгами едиными живо предприятие. Несмотря на то, что деньги - самый "оборотный" или, как говорят финансисты, "ликвидный" актив, даже очень высокая скорость их оборачиваемости не означает автоматически, что деятельность предприятия в целом эффективна. Ведь оборотные средства имеют сложную структуру - кроме собственно денег, это и материалы, и запасы товаров и собственной продукции, и дебиторская задолженность покупателей, остатки незавершенного производства, объем брака в производстве... И эффективность, а значит, и прибыльность, успешность компании в целом зависит от эффективности использования каждого вида оборотных средств.
В быстроменяющейся обстановке требуется оперативно отслеживать структуру оборотных средств
Безусловно, у каждого предприятия в "безкризисные" времена складывалась собственная, специфическая структура оборотных средств, непосредственно зависящая от вида и характера производства, которая через систему финансовых показателей отражала устойчивость и ликвидность предприятия.
Например, если производство материалоемкое, то и долевое вхождение материалов в структуру запасов, вероятно, было довольно значительным. При этом для оценки оборачиваемости материалов весьма важен ответ на вопрос, создавало ли предприятие их собственные запасы (задел), или стратегия базировалась на надежности логистической службы и "производстве с колес".
Если производство характеризовалось преимущественно коротким циклом, то доля незавершенного производства ("незавершенки") в структуре обротных активов, скорее всего, была несущественной. Если же производственный технологический цикл охватывал период, значительно превышающий календарный месяц, "незавершенка" могла составлять весомую часть оборотных средств предприятия.
Свои особенности присущи и другим составляющим структуры оборотных активов. Поэтому, когда деятельность предприятия катилась как по накатанной лыжне, структура оборотных активов с высокой долей вероятности не претерпевала значительных изменений во времени (разве что в связи с сезонными циклами спроса на продукцию и услуги), а управленческая оценка "картины оборотки" частенько ограничивалась просмотром квартального бухгалтерского баланса.
В спокойные "тучные годы" структура и состав оборотки частенько рассматривались руководителями как "сугубо бухгалтерская" информация, не вполне достойная внимания реального управленца.
Совершенно иное дело - период финансового кризиса, когда велика вероятность существенного изменения значения всех активов и структуры оборотных средств. Именно в такие неспокойные периоды бухгалтерская программа помогает руководителю оперативно (еженедельно, а то и ежедневно) оценивать состояние оборотных средств, информация о котором формируется "1С:Бухгатерией 8" настолько быстро, насколько быстро фактические данные первичных документов отражаются в информационной базе.
Давайте взглянем на форму отчета Оборотные средства из антикризисного комплекта управленческой отчетности "1С:Бухгалтерии 8" (см. рис. 1) и попробуем разобраться, какую управленческую информацию об оборотных средствах может извлечь руководитель из этого "чисто бухгалтерского" программного продукта.
Рис. 1.
Отчет дает возможность руководителю увидеть структуру оборотных средств в целом, что называется, "с высоты птичьего полета", не дожидаясь при этом формирования традиционной формы баланса в конце квартала, когда принимать управленческие решения может оказаться уже поздно.
Такой антикризисный отчет не требует от руководителя финансовой и программно-пользовательской квалификации - достаточно выбрать в настройке периода отчета единственный день (очевидно, что этой датой может быть только дата окончания месяца, так как состояние незавершенного производства может быть отражено только после формирования документа, "закрывающего" результаты месяца, как это отражено на рис. 1).
В отчете показаны номинальные показатели и долевые составляющие в процентах по каждому из видов оборотных активов, включая, разумеется и денежные средства, и задолженность покупателей (по которым существуют отдельные детализирующие отчеты в комплекте антикризисных отчетов*).
Примечание:
* С ними знакомят другие материалы антикризисной тематики, размещенные здесь.
Оценить изменения по сравнению со спокойными временами, чтобы принять решения
Однако в неспокойные времена, когда ситуация в бизнесе может измениться довольно быстро, одной статичной "картины оборотки" часто бывает недостаточно. Управленцу важно понять, как и насколько быстро изменяется структура оборотных средств (состав и соотношение отдельных ее составляющих), какие виды оборотных средств растут либо сокращаются как в стоимостном, так и в количественном выражении.
Для оценки динамики таких изменений зададим в отчете интервал, который "свяжет" состояние оборотных средств в еще "спокойные" времена и актуальное их состояние - для этого необходимо лишь расширить интервал периода отчета, "захватив" тот период, в котором предприятие работало еще в привычном для себя ритме (рис.2).
Рис. 2
Информации отчета вполне достаточно, чтобы руководитель смог оценить динамику изменения структуры оборотных средств относительно времени "спокойного" ведения бизнеса. Данные об оборотных средствах приведены в отчете как в абсолютном денежном выражении, так и в процентах к общему объему оборотных средств. И сравнение даже только этих показателей позволяет увидеть, какие именно изменения произошли в структуре оборотных средств, включая появление новых их видов либо исчезновение ранее существовавших.
Инструменты для детального расследования ситуации
В отчете также имеется возможность перейти к более детальному анализу информации (как это представлено на рис. 3). Например, воспользоваться упомянутыми выше отчетами, "расшифровывающими" динамику изменения собственно денежных средств (указатель 1) или задолженности покупателей (указатель 2). В приведенном примере у руководителя также есть появляется повод для более детального расследования причин появления такого вида запасов, как "Брак в производстве" (указатель 3) и принятия решений по сокращению, а в идеале - полному исключению брака в производстве.
Рис. 3
В этом отчете так же, как и в других, выбор периода отчета и выводы по полученным данным целиком и полностью зависят от многих специфических черт деятельности конкретного предприятия.
При этом следует иметь в виду, что так же, как и все другие отчеты антикризисного пакета, отчеты об оборотных средствах могут быть получены и по отдельному юридическом лицу, и по компании (предприятию) в целом. Для этого необходимо перед формированием отчета очистить поле Организация с помощью кнопки Х (см. рис. 4).
Рис. 4.
Таким образом, в состав комплекта антикризисных отчетов "1С:Бухгалтерии 8" включены инструменты, необходимые для оперативного контроля структуры оборотных средств предприятия.